複数拠点同士をつなぐコミュニケーション法♪

文● とこみゆき／サポタント株式会社

こんにちは！とこです。

　同じ社内で仕事をしていても
「毎日会って話が出来る人」「電話だけで話をする人」「メールだけで話をする人」
とコミュニケーションの質、量が変わってくると、人間関係の距離もすこしずつ変わるものですね。コミュニケーションがしっかりととれていれば、チームとしての仕事もスムーズにいくので理想的ではありますが、物理的な制約も伴います。

　例えば、事務所が2箇所になっている会社では当然毎日会うことはできないので、顔を見て話す機会は、月一度程度。しかも出張できる人は限られていますから、パートさん同士など担当者レベルでは話ができなくなってしまいます。

　それでも、工夫して会っているような感覚になる！ということはインターネットの進化でできるようになりました。今回は、実際に2拠点間で工夫してコミュニケーションをとられている、エヌエス株式会社さんをご紹介します！

約1年前から拠点が東京と大阪になりました

　エヌエス株式会社の本社は大阪市にあります。もともと腕章やトロフィー・カップを販売するお店を大阪の天神橋筋商店街で営み、実店舗だけでの販売だけをしていました。

　しかし、業界の動向や卸販売の限界を感じた、現赤尾社長がインターネット販売を5年前に開始。少しずつ売上が上がってきたことを確信し、従来商品の他、新商品ラインとして、オリジナル記念品を次々にWebで提案し、成長を続けるステキな会社です。

　オリジナル記念品という商材の特性もあり、お客様は企業や学校などBtoB需要が多く、また綿密な打ち合わせも必要な場合があり、会社が成長すれば成長するほど、インターネット経由でこられたお客様を訪問し、商談をすることも多くなってきました。

　商談先は関東地区が多いため、当初は赤尾社長が自ら定期的に出張し地域開発。その後は会社として東京営業所をもつ重要性を感じ、約1年前の2005年秋に副社長である西松さんが東京事務所を開設されたのでした。ここから西松さんの一人ぼっちの東京事務所での仕事がはじまったのです。

Webカメラ付のメッセンジャーで顔を見ながら

　一人で仕事をするのは、さみしいものです…。

　ですが工夫次第では、インターネットの普及によりTV電話を楽しむことまでは出来ます！音声チャット機能にWebカメラをつければ、利用料は無料で顔を見ながら話できるのです。
音声チャットの説明サイト（MSNメッセンジャー）
http://promotion.live.jp/messenger/rich.htm

音声チャットの説明サイト（スカイプ）

Webカメラを設置して、音声チャットに必要なソフトをダウンロードすれば、あなたのパソコンがTV電話画面に、はやがわり♪

【注意】：音声や画質、音が届くスピード（国際電話をかけたときのようにズレが生じる）はインターネット速度によって大きく変わります。通信速度が遅い回線だと、画面はカクカクとスムーズでなく、音も少し時間がたってから届きます。

お昼休みのGood & Newでみんなの近況を知る

仕事上必要なときの他、エヌエスさんが上手に使っているのは午後一番の「Good & New」のときです。「Good&New」とは、毎日その日にあったよいこと（=good）か新しいこと（=new）を全員が話す試み。（プライベート、仕事ともなんでも可にしているそうです。）

Webカメラと音声チャットをつなぎ、カメラの前に全員が集合。

「今日はバイキングを食べに行ってきました」
と大阪にいるスタッフが言うと

東京にいる西松さんが
「あぁ、あの新しくできたところ？」
と質問したりと、会っていないものの、顔を見ながら会話をしているので距離感を近く感じることができ、気負わない会話が続きます。

「インターネットのTV電話は仕事でももちろん役立ちますが、大阪のメンバーは若くて元気なので東京の私たちは、笑いや笑顔、元気を毎日もらっています。」と西松さん。
　また、顔を見て話すので、会っているように「今日は少し元気がないな。」などのメンバーのちょっとした変化にも気がつきやすいそう。変化に気がつけば、いつもよりも多めにフォローしたり、協力することができ、会社としての意思疎通もはかりやすいので、表情が見れるというのはやはり大きいようです。

今日からはじめられる「To do」

（1）2拠点以上ある会社の場合、Webチャットの導入を考えてみましょう

　ただし、あくまで無料で提供されているサービスなので、情報管理は自社＆自己責任です。
厳秘情報を共有するというより、メンバーのコミュニケーションをよくすることに活用することをオススメします。

（2）社外でも社内以上に連絡をとる外注先、パートナー企業があれば、同じようにWebチャット導入を提案してみましょう

　外部の企業担当者もやはりコミュニケーションがとれている同士だといい仕事になる結果が多いですね。　

（3）導入したら、毎日使ってみて、エヌエスさんが「Good & New」をしているように、社内の活用法をあみだしていきましょう

　回線スピードやPCの能力にもよりますが、一人で仕事をし続けるなどモチベーションがあがりにくい環境にいる場合は、用事がある、なしに関係なく、ずっとつなぎっぱなしにするのもオススメします。音声マイクをオンにしていると常に誰かが側にいる感覚もあり、電話の音や、話し声も聞こえてきますので、同じ事務所にいるような気分も味わえます。

　ただし、油断すると自分の独り言や気づいていない悪癖がWebカメラの先にいる皆さんに見えてしまうこともありますのでご注意くださいね。

今日も最後までお読みいただきどうも有難うございました。
次回もどうぞよろしくお願いいたします。　

著者プロフィール

名前	とこみゆき	happy［アットマーク］supotant.com
名前	※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社	サポタント株式会社
サイト	http://www.supotant.com/