プレスリリース配布直後にマスコミから連絡が……。あわてないために準備する！！

文● 朝日奈ゆか／株式会社ユンブル　代表取締役

電話に出た人がリリースの内容も、リリースを配布したことも知らない　最悪のパターン

　今回から、マスコミが取材を申し込んできた時の対応法について、具体的にレクチャーします。プレスリリースの配布はパブリシティのファーストアクションにすぎず、これからがいよいよ勝負の本番。
　プレスリリースを配り終えた。さっそく、マスコミからアポイントの電話が……。あなたのショップでは対応の準備は万端ですか？

　次のやりとりは、初めてマスコミから連絡があったネットショップの失敗談集です。

＜パターンA＞
「こちらは雑誌・○○編集部です。御社から届いたプレスリリースを見て連絡しました。さっそくですが、来週3日の15時に取材と撮影に伺いたいのですが、よろしいですか？」
―｢は？　え？　どちらさまでしょうか？　プレスリリースって？」

　これは、電話に出たスタッフが、何のことなのかさっぱりわからずに返答できなかったケース。もちろん電話は切られてしまい、雑誌社の名前も聞き取っていなかったためにフォローもできなかった最悪のケースです。このショップのオーナーはこう話します。
「連絡があったのは、プレスリリースを配った翌日でした。いろいろと忙しかったので、スタッフには明日のミーティングの時に資料を見せて伝えようと思っていたのですが、こんなに早く電話があるなんて思いもせず……」。

　マスコミへのPR戦略を練っている最中だということは、電話を受ける人にはもちろん、その他のスタッフ全員に伝えておくべきです。マスコミから電話があった場合の対応、オーナーへの伝言、取材受諾のタイミングなど詳細をあらかじめ決めておき、誰が、いつ、どこから、どのような問い合わせの電話を受けても、スムーズに話が伝わるようにマニュアル化しておきましょう。

「今、答えられません」「写真がない」「社長は連絡がつかない」では話にならない

＜パターンB＞
「○○新聞の経済部です。おたくの新商品について明日の夕刊に掲載しますので、この電話で取材をさせてください。あと、写真も載りますから、メールに添付して送ってください」
―「え？　取材は今、わかるものがいないのですが…。写真？ないです」

　新聞の場合、他メディアよりも取材や撮影にくることは少なく、新商品情報などプレスリリースに興味を持ち、ホームページであなたのショップが信頼できると感じたらあとは電話取材になる場合が多いのです。
　よって、プレスリリースを配布してから3日目ぐらいまでは「問い合わせのコアタイム」と考え、少なくとも1週間はオーナーや広報担当者が問い合わせに答えることができる態勢をとっておくべきです。外出時でもすぐに連絡がとれるようにし、マスコミの人への返事を待たせないようにしましょう。
　また、この場合は、「写真がない」というのも話しになりません。プレスリリース配布の時点で写真を用意していたはずですし、いつでもその写真の元画像をメールで送れるよう待機しておいてください。
　雑誌の場合はプロのカメラマンが商品撮影に来てくれることもありますが、それは大きな特集に掲載される時などで、期待してはいけません。
商品をメディアに紹介してもらうにあたり、写真が掲載されないと読者からの反響もまず、ありません。プロが撮影した写真を用意しておきましょう。

＜パターンC＞
「○○テレビの●●と申します。プレスリリースを拝見しました。つきましては急ぎですみませんが、明日放送の番組内でアキができてしまったので、これから取材撮影に伺いたいのですが、商品の製造過程は撮影できますか？　どなたか社員の方にモデルになってもらって、商品を使用しているところを撮影できますか？　社長のインタビューは撮影できますか？｣
―｢え？　製造過程は見せられないんです。スタッフは出かけていてわかりません。社長は今日は……｣

　パターンA、Bの場合同様、マスコミから連絡があるタイミングは、たいてい｢至急｣です。特に、テレビと新聞の現場では、今日明日にオンエア、あるいは掲載する情報を必死で集めていて、世間一般からは想像できない業界独特のスピードで動いているのだと認識してください。すぐに対応できなければ「ではまた次の機会に｣と流され、とりあげてもらえることはありません。
　そして、テレビと雑誌は撮影が命です。取材チームが来るまでに、撮影してもらいたい商品の用意はもちろんのこと、撮影空間として使ってもらう場所の提案など、さらには取材陣への茶菓子や食事、おみやげの用意（取材チームの人数をアポイント段階で聞いておく）など、想定できるあらゆることを先に気を回して準備しておきましょう。
　取材チームからすると、スムーズに取材撮影ができることほどありがたいことはありません。あなたの会社の協力態勢に感謝し、あなたの商品の放送時間が長くなったり次の取材につながることもあるのです。

　さあ、準備を整えたうえでマスコミからの連絡を待ちましょう！　

著者プロフィール

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